✓ Phân phối bản quyền chính hãng tại Việt Nam Hotline: 0977 893 681 contact@foxitpdf.vn

Ký số PDF bằng Foxit PDF Editor: hướng dẫn từng bước

Hướng dẫn ký số PDF bằng Foxit PDF Editor với USB token, chứng thư số: các bước ký, gắn dấu thời gian, xác minh chữ ký và khác biệt với ký điện tử eSign.

Hợp đồng, biên bản, tờ trình ngày càng được trao đổi dưới dạng file thay vì bản giấy, và câu hỏi chúng tôi nhận nhiều nhất là: ký số PDF bằng USB token như thế nào cho đúng, và ký xong làm sao để đối tác kiểm tra được? Bài viết hướng dẫn từng bước ký số trên Foxit PDF Editor bằng chứng thư số, cách gắn dấu thời gian, xác minh chữ ký, và phân biệt với ký điện tử qua Foxit eSign — kèm những lỗi hay gặp khi hỗ trợ khách hàng.

Ký số PDF và ký điện tử khác nhau thế nào?

Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 1/7/2024), chữ ký số là một loại chữ ký điện tử; theo phạm vi sử dụng, luật phân thành chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Nghị định 23/2025/NĐ-CP (ban hành 21/2/2025, hiệu lực 10/4/2025) quy định chi tiết về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy — trong đó có dịch vụ cấp dấu thời gian và dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; chứng thư chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao có thời hạn tối đa 3 năm.

Trong thực tế dùng Foxit, bạn sẽ gặp ba kiểu “ký”:

Kiểu kýCách hoạt độngDùng khi
Ký số bằng chứng thư (certificate)Dùng khóa bí mật trong USB token hoặc file chứng thư; phần mềm kiểm tra được ai ký và tài liệu có bị sửa sau khi ký khôngHợp đồng, chứng từ cần chữ ký số của doanh nghiệp/cá nhân
Ký điện tử qua Foxit eSignGửi tài liệu qua dịch vụ đám mây cho nhiều người ký, có nhật ký (audit trail)Thu thập chữ ký của đối tác, khách hàng ở xa không có token
Chèn chữ ký tay/ảnh (Fill & Sign)Đặt hình chữ ký lên trangXác nhận nội bộ, không yêu cầu giá trị chữ ký số

Giá trị pháp lý của từng kiểu phụ thuộc loại giao dịch và quy định chuyên ngành. Với giao dịch yêu cầu chữ ký số công cộng, bạn cần chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép phát hành; khi có nghi ngờ, hãy hỏi bộ phận pháp chế.

Chuẩn bị trước khi ký số PDF

  1. Chứng thư số còn hiệu lực trên USB token (hoặc file .pfx/.p12), kèm driver/phần mềm quản lý token do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp.
  2. Foxit PDF Editor: chữ ký số bằng chứng thư có trong cả gói Editor, Editor+ và bản vĩnh viễn Editor 14 (xem bảng so sánh phiên bản). Nên dùng bản mới nhất: bản 2026.1.3 đã sửa một lỗi giao diện xác minh chữ ký (CVE-2026-18622).
  3. Cắm token và kiểm tra Foxit đã nhận chứng thư: vào Protect > Digital IDs để xem danh sách chứng thư trên máy. Foxit đọc chứng thư lưu trong Windows Certificate Store hoặc file PKCS#12.

Nếu token không hiện trong danh sách, có thể gắn module PKCS#11 của token: File > Preferences > Signature > Module Settings… > Attach Module, rồi chọn file .dll do nhà cung cấp token cung cấp (một số module yêu cầu PIN). Gặp lỗi với token VNPT, Viettel…? Xem bài cách khắc phục lỗi ký số PDF bằng USB token.

Các bước ký số PDF trong Foxit PDF Editor

Theo hướng dẫn chính thức của Foxit cho bản Windows:

  1. Mở file PDF, chọn Protect > Sign & Certify > Place Signature.
  2. Kéo chuột để vẽ ô chữ ký tại vị trí cần ký.
  3. Trong hộp thoại Sign Document, chọn chứng thư số (digital ID) của bạn trong danh sách.
  4. Ở Appearance Type, chọn hoặc tạo mẫu hiển thị (tên, ngày, ảnh chữ ký, logo). Có thể nhập lý do và địa điểm ký nếu mẫu có các trường này.
  5. Chọn phạm vi trang nếu muốn chữ ký xuất hiện ở cùng vị trí trên nhiều trang.
  6. Chỉ tick Lock Document After Signing nếu bạn là người ký cuối cùng — khóa sớm sẽ khiến bên sau không ký được.
  7. Bấm Sign, chọn nơi lưu file đã ký và nhập PIN token khi được hỏi.

Cần ký nhiều file giống nhau (ví dụ 50 biên bản giao nhận)? Chọn Apply to Multiple Files trong cùng hộp thoại, thêm file, đặt thư mục đầu ra rồi bấm Sign Immediately.

Mặc định Foxit ký ngay khi đặt chữ ký nên không di chuyển được ô ký sau đó. Muốn đặt trước rồi ký sau, bỏ chọn “Sign the document immediately after the signature is placed” trong File > Preferences > Signature. Ở mục này cũng chọn được định dạng chữ ký: mặc định PKCS#7 - Detached, có tùy chọn CAdES.

Gắn dấu thời gian cho chữ ký

Dấu thời gian (timestamp) chứng minh thời điểm ký dựa trên máy chủ thời gian tin cậy thay vì đồng hồ máy tính của người ký:

  1. Vào File > Preferences > Time Stamp Servers, thêm máy chủ dấu thời gian (dùng địa chỉ do nhà cung cấp dịch vụ của bạn cung cấp) và đặt làm mặc định.
  2. Ký tài liệu như các bước ở trên; khi Foxit hỏi kết nối tới máy chủ dấu thời gian, bấm Allow.
  3. Người xác minh cần thêm chứng thư của máy chủ dấu thời gian vào danh sách tin cậy.

Muốn đóng dấu thời gian cho cả tài liệu mà không cần chữ ký, dùng Protect > Time Stamp Document.

Xác minh chữ ký số PDF

Foxit mặc định tự kiểm tra chữ ký khi mở tài liệu và hiển thị kết quả ở bảng Digital Signatures. Để kiểm tra thủ công, chọn Protect > Validate, hoặc bấm vào chữ ký bằng công cụ Hand, hoặc nhấp phải chữ ký trong bảng Digital Signatures và chọn Validate Signature. Ý nghĩa kết quả:

  • Dấu tích: chữ ký hợp lệ.
  • Dấu chấm hỏi: chưa được xác minh.
  • Không hợp lệ: tài liệu đã bị sửa hoặc hỏng sau khi ký — không nên chấp nhận.
  • Không xác định (unknown): chữ ký đúng về kỹ thuật nhưng chứng thư của người ký chưa có trong danh sách tin cậy của máy bạn.

Gặp trạng thái “unknown”, mở Signature Properties và thêm chứng thư gốc của nhà cung cấp chữ ký số (và máy chủ dấu thời gian, nếu có) vào Trusted Certificates. Foxit cũng có tùy chọn tin cậy mọi chứng thư gốc trong Windows Certificate Store (Windows Integration), nhưng chính Foxit cảnh báo tùy chọn này có thể giảm an toàn — chỉ bật theo chính sách của IT.

Khi nào dùng Foxit eSign thay vì ký số?

Foxit eSign có trong gói Foxit PDF Editor+ với 150 phong bì/năm: bạn tải hợp đồng lên, đặt vị trí ký cho từng người, gửi qua email; người nhận ký trên mọi thiết bị có internet mà không cần token. Dịch vụ có mẫu (template) dùng lại, quy trình nhiều người ký, theo dõi ai đã mở/ký và nhật ký kiểm toán đầy đủ lưu tập trung. Mô hình phổ biến chúng tôi tư vấn: đối tác ký qua eSign, còn doanh nghiệp bạn ký số bằng chứng thư khi giao dịch yêu cầu chữ ký số.

Ứng dụng thực tế: hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nội bộ

  • Hợp đồng hai bên: bên A ký số, gửi file cho bên B ký tiếp bằng chứng thư của mình; chỉ bên ký cuối khóa tài liệu. Mỗi lần ký nên lưu thành file mới để giữ lịch sử phiên bản.
  • Hóa đơn điện tử: hóa đơn được lập và ký trên phần mềm hóa đơn điện tử; theo quy định về hóa đơn, chứng từ, dữ liệu XML mới là bản gốc. Foxit hữu ích để xem và xác minh chữ ký trên bản PDF thể hiện, và ký số các chứng từ đi kèm như bảng kê, biên bản giao nhận. Nếu cần trích dữ liệu từ hóa đơn, xem bài trích xuất dữ liệu hóa đơn PDF bằng AI.
  • Hồ sơ nội bộ: tờ trình, quyết định, phiếu đề nghị thanh toán — ký số hàng loạt bằng Apply to Multiple Files tiết kiệm đáng kể thời gian so với in ký tay rồi scan lại (OCR và tự động hóa PDF).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Foxit PDF Editor có ký số được bằng USB token của các nhà cung cấp chữ ký số tại Việt Nam không?

Foxit dùng chứng thư trong Windows Certificate Store, file PKCS#12 hoặc module PKCS#11 của token. Chỉ cần cài driver token theo hướng dẫn của nhà cung cấp; nếu chứng thư chưa hiện, gắn file .dll PKCS#11 trong Signature preferences. Đội kỹ thuật FoxitPDF.vn hỗ trợ cấu hình qua UltraViewer.

Vì sao chữ ký số hiện “không xác định” khi đối tác mở file?

Máy của đối tác chưa tin cậy chứng thư gốc của nhà cung cấp chữ ký số. Thêm chứng thư gốc vào Trusted Certificates là chữ ký hiển thị hợp lệ — nội dung tài liệu không có vấn đề.

Ký số PDF có cần mạng internet không?

Thao tác ký bằng token trên máy không bắt buộc internet, nhưng gắn dấu thời gian và kiểm tra thu hồi chứng thư cần kết nối tới máy chủ tương ứng.

Foxit PDF Reader miễn phí có ký số được không?

Reader hỗ trợ ký biểu mẫu và kiểm tra trạng thái chữ ký số. Để ký số chuyên nghiệp, ký hàng loạt và dùng đầy đủ công cụ bảo mật, hãy dùng Foxit PDF Editor — xem Foxit Reader và Foxit PDF Editor khác gì.

Cần hỗ trợ cấu hình ký số?

FoxitPDF.vn hỗ trợ cài đặt, cấu hình token và chứng thư tin cậy cho cả phòng ban. Xem bảng giá, tải dùng thử 14 ngày hoặc liên hệ — hotline/Zalo 0977 893 681.

Biên soạn từ tài liệu của nhà sản xuất và văn bản pháp luật được dẫn ở phần nguồn tham khảo. Thông tin pháp lý mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý; menu có thể khác nhau giữa các phiên bản và giữa Windows/macOS.

Nguồn tham khảo:

← Tất cả tin tức
Gọi điện 0977 893 681 Zalo Chat Zalo Gửi email